Bij veel IT-bedrijven zie ik op de website events staan. Workshops of lunchmeetings. Goed idee, want Eén van de succesvolste manieren om je relaties met belangrijke klanten te versterken, is door ze uit te nodigen voor een persoonlijk en/of exclsuief event.
Maar hoe doe je dat?
Ik heb nu een paar keer strategisch mogen meedenken over een event. Maar hoe je het doet, is nogal belangrijk. Want het ene event is een natte scheet en het andere is mega succesvol.
En ik heb dit stappenplan
Kei goed idee:
TL;DR als je klanten naar je toe haalt op een event, zijn er manieren om alles eruit te halen, door strategisch en tactisch na te denken over elke stap.
Het stappenplan
Stap 1: voorbereiding
Wat wil je er mee? Wat is je uiteindelijke doel? Wat van jouw bedrijf ga je naar buiten brengen? Lijn dit volledig op met je waardepropositie. Als het doel is om mensen samen te brengen, kijk dan hoe je daar op uit kunt maxxen. Wil je inspireren? Kijk dan welke gastspreker interessant is om uit te nodigen.
Wie horen er dan dus op de genodigdenlijst? Wat is het kennisniveau dat je van de aanwezigen verwacht? Denk aan een manier om iedere aanwezige op hetzelfde kennisniveau binnen te laten komen. Maak bijvoorbeeld een infographic of een quiz of een vragenlijst. Denk ook alvast aan de toekomst: wat wil je na de sessie met de genodigden?
Stap 2: concept
Een event is bij uitstek de manier om jullie visie, missie en kernwaarden uit te dragen. Kies de juiste invalshoek voor je uitnodiging, waarbij je de naam laat inhaken op de waarde voor de klant. Hierbij is het belangrijk om even uit je eigen tunnel te kruipen. Kijk naar wat je klant nodig heeft en kijk naar wat jij wil uitdragen. Wees je bewust van wat je uitstraalt. Welke kernwaarde zet je voorop? Denk nu alvast na over de content die je hieruit wil creëeren.
Stap 3 opzet en organisatie
Ban sales van je event. Zorg voor conversatie en relatie in plaats van promotie. Kies een goeie moderator of voorzitter, die sales speak af kapt op een elegante manier. Denk over de meest simpele manier om dit in te regelen. Liever een mvp waarmee je het water test dan meteen alle toeters en bellen.
Maak keuzes over aanmelden en opvolgen, zorg voor een proces dat dichtbij jezelf ligt. Qua programma: stop het niet te vol. Eén hoofditem, één subitem. Je hebt altijd minder tijd dan je denkt. Zorg ook voor een review-formulier ter plekke, zodat je deelnemers als ze 'goed warm' zijn op een simpele manier hun feedback kunnen achterlaten.
Stap 4 uitnodiging
Noem het geen presentatie :) Een roundtable, een pick my brain, iets dat bij jullie concept hoort. Maar geen presentatie want met dat woord jaag je mensen weg (sorry not sorry). Maak een uitnodiging die echt BINNEN komt. Stuur iets persoonlijks met de post, maak er een beetje theater van, of gebruik video. Dit hoeft allemaal helemaal niet 'flashy' en duur: show up als jullie echt zijn.
Stap 5 content
Organiseer iemand die de content voor z'n rekening neemt. Zijn er medewerkers die rond lopen met camera's? Kun je iets slims doen met het opnemen van content, zodat je dit later kunt repurposen? Welke aantekeningen maak je? Huur je een professionele fotograaf? Dit is bij uitstek het moment om goeie persfoto's te maken van de oprichters of directeur(en) in actie. Handen schudden, presenteren, het zijn hele goeie kiekjes voor de personal branding later.
Stap 6 promotie
Bedenk hoe je de genodigden gaat 'intriguen': overweeg langzaam maar zeker content te drippen naar je klanten. Bijvoorbeeld een spreker 'los' laten op een later moment. Deel iets over behind the scenes, over de organisatie, over keuzes die je maakt.
Stap 7 downspinnen
Na het event kun je nog maanden content maken. Wat waren je key takeaways? Wat waren quotes van deelnemers? Welke artikelen kun je opzetten? Wie kun je interviewen? Gebruik die voor vette content. Deel weer behind the scenes stuff, ook, opgelijnd met je kernwaarden en je identiteit. Volg de deelnemers slim op met handouts, een bedankje, een paar foto's.
Stap 8 evalueer en verfijn
Zo'n event doe je niet één keer. Evalueer met je team, met je gasten, met eventueel je sprekers. Versla de inzichten, pas je draaiboek en je plan aan zodat je volgende keer meer eruit haalt.
